Lettere commerciali: cosa sono e come si scrivono

Lettere commerciali? Se hai bisogno di scrivere una lettera ad un’azienda, non buttartici a capofitto perché devi essere lucido e professionale. Si tratta di conoscere le principali strategie B2B. La maggior parte delle lettere di questo tipo, infatti, segue un formato preciso e facile da apprendere che è possibile adattare a qualsiasi tipo di contenuto.

Ci sono regole base di una lettera commerciale come, ad esempio, che deve sempre contenere la data, le informazioni sul mittente e sul destinatario e alcuni paragrafi del corpo legati al prodotto e/o servizio che offri. Conoscere questi passaggi, seguirli e modificarli strada facendo, se necessario, per soddisfare gli standard della tua azienda è un know-how che ti renderà molto appetibile nel mercato del lavoro.

Questa mini-guida, per quanto sintetica e schematica, sarà un valido supporto per girare la chiave e far partire il motore. Sei pronto? Inizia a leggere allora.

Lettere commerciali? Bisogna saperle scrivere per distinguere tra subito comunicazione B2C, business to client, e B2B, business to business. Il referente del secondo tipo è un’altra azienda con tutte regole diverse e con un background tecnico molto più elevato, da rispettare e da considerare nella creazione dei testi.

Consigli base per una lettera commerciale

L’inizio non è mai facile e questo vale anche nel caso delle lettere commerciali. Se hai il blocco della pagina bianca, è bene iniziare a mettere in fila questi passaggi da inanellare uno dopo l’altro.

Conoscere il formato

Qualunque sia quello che vuoi dire attraverso la tua lettera, esistono precisi standard di business da seguire circa l’aspetto. Questo tipo di lettere devono:

• essere digitate e composte in un carattere “anonimo” e riconosciuto come Arial o Times New Roman;
• impiegare il paragrafo di blocco (premendo “return” due volte);
• non utilizzare il rientro per i paragrafi di blocco (usando margini di un pollice su tutti i lati);
• essere composta in un font comune;
• non utilizzare script o colori diversi dal bianco e nero.

Sceglere il giusto tipo di carta

Tra i cinque sensi, anche il tatto gioca la sua parte in questa partita. Tra le dita del cliente, la consistenza della giusta lettera commerciale deve essere quella di un foglio stampato su 8,5 “per 11” (non a caso noto come “formato lettera” A4).

Alcuni contratti, se molti consistenti, possono essere stampati su 8.5 “x 14” (secondo la “dimensione legale”).

Importante. Non dimenticate di stampare la lettera sulla carta intestata dell’azienda. Ciò gli dà un aspetto più professionale e fornisce il logo e le informazioni di contatto della tua realtà.

Includere informazioni sull’azienda

Devi dare modo agli altri di entrare in contatto con te. Come? Devi indicare il nome della società e l’indirizzo, con ciascuna parte scritta su una linea diversa. Se sei un lavoratore autonomo o un appaltatore indipendente, aggiungi il tuo nome al posto del nome dell’azienda o sopra di esso.

Qualora la tua azienda avesse carta intestata pre-progettata, puoi utilizzarla invece di digitare la tua azienda e il tuo indirizzo.

Se stai digitando l’indirizzo, dovrebbe apparire giustificato a destra o a sinistra nella parte superiore della pagina, a seconda delle tue preferenze di gusto. Se invii la lettera a un luogo internazionale, mettici dentro anche il paese in lettere maiuscole.

Come scrivere lettere commerciali

Tra i consigli su come scrivere una lettera commerciale ci sono 3 punti che proprio non puoi bucare che abbiamo preso da Wikihow. 

Includere la data

Cosa non dimenticare in una lettera commerciale? Sembra sciocco ma molti si scordano di scrivere la data completa nel documento.

Dovrebbe apparire a sinistra giustificato poche righe sotto l’indirizzo del mittente.

Se hai scritto la tua lettera in diversi giorni, usa la data in cui l’hai finita di scrivere e fallo in posizione internazionale, digita il paese in lettere maiuscole.

Aggiungere le informazioni del destinatario

Non tutti sanno scrivere il nome completo del destinatario, il titolo (se c’è), il nome dell’azienda e l’indirizzo in quell’ordine con ogni pezzo di informazione su una riga separata.

Se necessario, includi un numero di riferimento. Le informazioni del destinatario devono essere giustificate a sinistra poche righe sotto la data.

Consiglio: funziona di più se indirizzi la lettera a una persona specifica. In questo modo, una persona reale sarà in grado di rispondere alla tua lettera. Se non conosci il nome della persona a cui dovresti inviare la lettera, fai un po ‘di ricerche.

Sceglere un saluto

Il saluto è un importante indicatore di rispetto e quello che usi dipenderà dal fatto che tu conosca la persona a cui stai scrivendo, quanto bene li conosci e il livello di formalità nella tua relazione.

Considera le seguenti opzioni:

• se non conosci bene il destinatario, “Gentile Signore / Signora” è una scelta sicura;
• utilizza il titolo e il cognome del destinatario, ad es. “Caro Dr. Smith.” se non c’è confidenza;
• se non sei sicuro del sesso del destinatario, digita semplicemente il nome completo.

Le lettere di vendita

Ora che ti è più chiaro il modello della lettera per azienda perfetta ecco un esempio grafico davvero ben fatto e fonte di ispirazione per “copiare” ciò che di buono è stato fatto.

 

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Lettere commerciali? Ora ne sai abbastanza per fare un figurone.

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